Toimistorotan päivitys (huom. manuaalinen)

Tutussa toimintaympäristössä ja omalla mukavuusalueella usein totuttaa itsensä vakiintuneisiin toimintamalleihin. Näissä malleissa tavat toimia ja reagoida ovat jossain määrin opittuja, ja toisaalta ne pitävät yllä turvallisuuden ja hallinnan tunnetta. Työpäiviinkin alkaa juurtua tapoja, joiden olemassaoloa ei edes huomaa. Hetken päästä on tilanteessa, jossa uudistuminen tai muiden vaihtoehtojen näkeminen on yllättävän hankalaa, vaikka kyse olisi kuinka pienestä arjen tai toimintatavan muutoksesta tahansa.

Minunlaiseni toimistorotan huono puoli lieneekin se, että en päivity automaattisesti.

Elokuussa työkaverini innostamana päätin muuttaa päivittäistä työskentelyäni ekologisemmaksi vähentämällä turhaa tulostamista ja paperin käyttöä. Tabletti tuli korvaamaan kynät, muistivihot ja post-it -laput. Tabletin tai tietokoneen jaetun näytön avulla sain katsottua useampaa tiedostoa yhtäaikaisesti. Eipä ollut vaikeaa alkuunkaan.

Kuten kuvitella saattaa, parin viikon päästä alkoivat taas tutut ja turvalliset muistiinpanovälineet roikkua mukana. Merkinnät tuli tehtyä milloin vihkoon, milloin jonkun satunnaisen paperin nurkkaan. Tulostin alkoi hyrräämään liian usein, ja jotenkin siinä kiireen lomassa oli oikein miellyttävää palata vanhoihin tapoihin.

Muistutin itseäni vielä toivotusta muutoksesta ja jatkoin valitsemallani tiellä. Nyt kirjoitan muistiinpanot jo tottuneesti tabletille, eikä mieleni tee edes vilkaista vihkoon päin, joka on lopulta paljon tablettia epäkäytännöllisempi työskentelyväline. Tulostamisessa minulla on edelleen parantamisen varaa, mutta siinäkin olen paljon valveutuneempi kuin muutama kuukausi sitten. Suunta on oikea.

Viime kuussa kiinnitin huomiota siihen, että tietyt työtehtävät näyttivät roikkuvan to do -listallani viikosta toiseen.  Minua inhotti se tunne, kun jotain pitäisi tehdä, mutta kun oikein koskaan ei ollut oikeaa aikaa niiden tekemiselle. Lopulta tehtävät alkoivat kuormittaa mieltäni tekemättömyydellään.
Työskentelen avokonttorissa, joka ilmentää toimistomme avointa ilmapiiriä. Pidän kommunikoinnin helppoudesta ja reagoinnin nopeudesta hiljaisessa yhteistilassamme. Normaaliaskareissa satunnainen puheensorina tai naurunpyrähdykset eivät häiritse, mutta vaativimpiin työtehtäviin keskittyessä täytyy tietoisesti sulkea muut ulkopuolelle ja silloin saatan kiljahtaa, jos joku tulee koputtelemaan olalle. Siinä missä sosiaalinen ympäristö antaa, se voi myös ottaa. Ymmärsin, että toisinaan työni tehokkuus kärsii avotoimistossa, jossa olen koko ajan altis vuorovaikutukselle.

Kirjasin ylös työtehtävät, jotka koin jo ajan rasittamaksi. Varmistin, että minulla oli kaikki tarvittava materiaali kannettavassani, ja päätin kokeilla etäpäivää näiden tekemättömien töiden hoitamiseen. Työskentely kotona oli yllättävän vaivatonta. Päivän tavoitteet olivat selvät ja kaikki tarvittava oli silmien edessä. Oli positiivista ja palkitsevaa huomata, miten miellyttävää on, kun välillä voi tehdä työnsä oman kodin rauhassa täydellä intensiteetillä. Päivän tehokkuus oli huippuluokkaa.

Nyt lokakuussa jatkan vielä ekologisemmin ja jatkossa pidän etäpäivän aina kun tilanne sitä vaatii. Taannoin huomasin tuskastuvani kasvavasta sähköpostin määrästä, ja nyt päätänkin lisätä puhelimen käyttöä sen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa.

Soitellaan!
Leena